Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers Exercice 2010 2011
Préface
Avec l’entrée en vigueur le 1er avril 2009 de la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères et organismes sont maintenant tenus de démontrer les mesures qu’ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).
Dans le cadre de cette politique, les ministères et organismes doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d’action pour apporter les ajustements qui s’imposent et joindre à leurs déclarations de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l’évaluation et du plan d’action.
Les systèmes efficaces de CIRF permettent d’obtenir des états financiers fiables et de fournir l’assurance que :
- les opérations sont dûment autorisées;
- les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
- les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
- les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.
Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable grâce à des mécanismes de contrôle efficaces et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.
Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus permanent dont le but est de cerner les risques clés, d’évaluer l’efficacité des contrôles connexes et d’apporter les ajustements nécessaires, ainsi que de surveiller son rendement à des fins d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles de l’efficacité du système de CIRF peuvent varier d’une organisation à l’autre, compte tenu des risques et des situations qui sont propres à chacune.
Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier et à évaluer l’efficacité des contrôles clés et à y apporter les ajustements nécessaires.
Table des matières
- 1. INTRODUCTION
- 2. DESCRIPTION DES CONTRÔLES AU NIVEAU DE L’ENTITÉ DE LA TRNEE SE RAPPORTANT AU CIRF
- 3. ÉVALUATION DU SYSTÈME DE CIRF DE LA TRNEE
- 4. RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION DE LA TRNEE
- 5. PLAN D’ACTION DE LA TRNEE
1. Introduction
1.1 Pouvoirs, mandats et activités de programme
La Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie (TRNEE ou Table ronde) a pour raison d’être, ou pour mission, de jouer un rôle catalyseur dans la définition, l’interprétation et la promotion des principes et de la pratique du développement durable, et ce, pour tous les secteurs de la société canadienne de même que pour toutes les régions du pays.
La TRNEE remplira ce vaste mandat en se penchant stratégiquement sur des questions d’intérêt national à la croisée de l’environnement et de l’économie. Elle étudie les effets économiques et environnementaux d’enjeux prioritaires et prodigue des conseils indépendants sur la façon de les aborder.
La TRNEE a été créée en 1988 par le Premier ministre comme organisme consultatif national indépendant qui relève du gouvernement fédéral et du Parlement par la voie du ministre de l’Environnement (voir à la figure 1 l’organisation interne de l’organisme et sa relation avec le gouvernement fédéral).
La TRNEE est un établissement public (Loi sur la gestion des finances publiques, annexe II).
Le travail de la TRNEE est dirigé par des membres de la Table ronde qui tirent parti de leur expertise et de leurs idées. Les membres sont nommés à temps partiel par le gouverneur en conseil. Ils représentent différentes régions du Canada et sont d’éminents chefs de file du milieu des affaires, du milieu syndical, des universités, de la fonction publique et des organisations environnementales.
Ceux ci se réunissent habituellement quatre fois chaque année dans le cadre de séances plénières où ils discutent des priorités en plus d’examiner et d’approuver le travail du Secrétariat. Ce Secrétariat qui, établi à Ottawa, est présidé par un président et premier dirigeant, assiste les membres dans leur tâche. Dans ce contexte, le Secrétariat assure la gestion des programmes, l’analyse des politiques et des recherches, les communications et les services administratifs destinés aux membres de la TRNEE.
Figure 1 : Organisation interne de la TRNEE et relation avec le gouvernement fédéral
La TRNEE a constitué une architecture des activités de programme (AAP) qui reflète sa façon d’affecter des ressources, y compris les investissements dans ses deux activités de programme dans le but de réaliser son résultat stratégique. La structure de l’AAP est illustrée ci dessous.
On trouvera de plus amples détails concernant les priorités, le résultat stratégique et l’architecture des activités de programme de la TRNEE dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.
1.2 Faits saillants financiers
Le tableau ci dessous contient les principales données financières pour l’exercice 2010 2011. D’autres renseignements sont disponibles dans les états financiers vérifiés de la TRNEE.
- Le total des dépenses s’élève à 5,7 M$
- Le total des revenus s’élève à 90 K$
- Le total des actifs et du passif se chiffre à 765 K$ et 1,3 M$ respectivement. Les immobilisations corporelles représentent 21 % de l’actif total. Les créditeurs et les charges à payer constituent 47 % du passif total.
- La TRNEE compte environ 30 employés, et la masse salariale représente environ 60 % des dépenses de fonctionnement.
- La TRNEE a pignon sur rue à Ottawa, et toutes les fonctions financières et de comptabilité relèvent du dirigeant principal des finances (DPF).
- La TRNEE n’utilise qu’un seul système financier (FreeBalance) pour ses opérations financières et ses rapports.
1.3 États financiers vérifiés :
La TRNEE a reçu une opinion sans réserve du Bureau du vérificateur général (BVG), les vérificateurs des états financiers de la TRNEE depuis que le BVG a commencé à vérifier la TRNEE.
1.4 Ententes de service afférentes aux états financiers
La TRNEE a recours à d’autres organismes et leurs contrôles internes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :
- l’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires et les avantages sociaux;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- le Bureau du vérificateur général (BVG) assure les services de vérification à la TRNEE;
- Environnement Canada offre des services de rémunération à la TRNEE et veille à l’application de l’article 34 sur les opérations salariales. La TRNEE veille à l’application de l’article 33 sur toutes les opérations salariales.
1.5 Changements importants au cours de l’exercice 2010 2011>
Les seuls changements importants apportés aux états financiers en 2010 2011 ont été l’amélioration du système de CIRF de la TRNEE.
2. Description des contrôles au niveau de l’entité de la TRNEE se rapportant au CIRF
La TRNEE reconnaît l’importance de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leurs rôles dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités à cet égard avec compétence. La TRNEE a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable, axé sur le risque et favorable à un processus continu d’amélioration et d’innovation.
Les contrôles clés au niveau de l’entité de la TRNEE se rapportant au CIRF sont décrits ci dessous.
2.1 Gouvernance
Administrateur général – Le président et premier dirigeant de la TRNEE joue le rôle d’un administrateur général. À titre d’agent comptable, il assume la responsabilité générale et le leadership de l’administration, de la gestion et de la surveillance des ressources de l’organisme, ainsi que pour les mesures prises visant à maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Il est assisté dans ses fonctions par le dirigeant principal des finances. Le président et premier dirigeant rencontre régulièrement le Comité de gestion et de planification (CGP).
Dirigeant principal des finances (DPF) – Le directeur des Services intégrés est aussi le DPF qui relève directement du président et premier dirigeant; il veille à la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et au maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. Le DPF fait partie du CGP, où il exerce un leadership fonctionnel et oriente les discussions sur la gestion financière.
Adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) – L’ADPF possède un titre de compétence en comptabilité professionnelle, relève directement du DPF et assure le soutien au président et premier dirigeant ainsi qu’au DPF sur les questions de CIRF au TRNEE.
Comité de gestion et de planification (CGP) – À titre d’organe décisionnel central de la TRNEE, le CGP examine et surveille le profil de risques de l’organisation ainsi que son système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Le Comité est présidé par le président et premier dirigeant et est constitué des personnes relevant directement de lui ainsi que de la gestionnaire des ressources humaines.
Directeurs et secrétaire générale – Les directeurs et la secrétaire générale sont chargés de la prestation du programme et relèvent du président et premier dirigeant. Les directeurs et la secrétaire générale sont chargés de la gestion et de la surveillance des ressources, dont l’examen et le maintien de l’efficacité du système de CIRF qui relèvent de leur mandat.
2.2 Gestion des risques d’entreprise
Le président et premier dirigeant est responsable de la gestion des risques à la TRNEE. Il incombe au CGP de recommander et de mettre en œuvre une gestion des risques efficace en assurant le leadership et l’orientation stratégique sur la gestion des risques, y compris la tolérance aux risques. La sensibilisation aux risques et la gestion des risques font invariablement partie des discussions entourant le programme et la planification des ressources et la prise de décisions aux réunions du CGP, où toutes les décisions d’activités majeures sont prises pour l’organisation.
Au cours de 2011 2012, la TRNEE prévoit revoir le profil de risques de l’organisation dont la création remonte à 2004. Tout ajustement proposé au profil de risques de l’organisation, à la suite de l’examen, sera présenté au CGP pour fins d’approbation.
2.3 Autres contrôles au niveau de l’entité
Les contrôles au niveau de l’entité de la TRNEE prévoient en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Les mesures clés sont entre autres les suivantes :
Gestion des RH – Les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte en matière de gestion financière sont consignés de façon systématique dans les ententes de rendement annuelles, le cas échéant. Les capacités des gestionnaires et des spécialistes en gestion financière sont soutenues par une approche globale intégrant la planification des RH et la planification des activités. Cette approche englobe les stratégies de recrutement, de perfectionnement et de maintien en poste visant à attirer, former et garder les talents dont elle a besoin, notamment dans le domaine de la gestion financière.
Communication et formation – La TRNEE encourage la formation du personnel dans les principales disciplines de gestion, y compris la gestion financière. Certains cours de formation sont obligatoires, en particulier pour les nouveaux cadres/gestionnaires ainsi que les chefs des finances.
Pouvoirs délégués, lois, règlements et politiques – La TRNEE communique régulièrement ses pouvoirs de signature délégués en finances à son personnel. Les exigences obligatoires découlant des lois, des règlements et des politiques sont systématiquement communiquées aux nouveaux employés, le cas échéant, et elles sont réitérées annuellement.
Valeurs et éthique – La TRNEE est dotée d’un code de conduite qui est communiqué à tout le nouveau personnel à sa nomination et qui établit la ligne de base pour les valeurs et l’éthique à la Table ronde. Les valeurs et l’éthique sont essentielles au renforcement de l’intégrité auquel on s’attend dans toutes les activités et à tous les niveaux, notamment dans le domaine de la gestion financière.
Autres outils habilitants – La TRNEE documentera ses principaux processus opérationnels et les risques et les contrôles correspondants afin de faciliter la gestion et la supervision de son système de CIRF, y compris le contrôle de la conception et de l’efficacité du système. Cette documentation est essentielle pour s’assurer que les employés à tous les niveaux connaissent et comprennent les principaux risques et contrôles ainsi que pour favoriser l’amélioration continue. De plus, le personnel de la TRNEE a accès à des systèmes et applications de TI qui facilitent le traitement efficient des opérations.
3. Évaluation du système de CIRF de la TRNEE
3.1 Base de référence de l’évaluation
En 2004, le gouvernement du Canada a lancé une initiative visant à préparer les ministères à effectuer des vérifications de leurs états financiers fondées sur les contrôles, lesquelles sont tributaires de l’efficacité des systèmes de contrôle interne.
Depuis la création de la TRNEE une vérification indépendante est menée par le Bureau du vérificateur général (BVG). La TRNEE a reçu chaque année une opinion sans réserve du BVG. Au fil des années, la TRNEE s’est dotée de procédures et pratiques visant à assurer l’appui de l’opinion de vérification des états financiers.
En raison de la petite taille de la TRNEE, les vérifications annuelles sont davantage axées sur des examens approfondis que sur les contrôles internes. Cela suppose des contrôles au niveau de l’opération, la comparaison des résultats avec l’exercice précédent, l’analyse des écarts et les examens des politiques et procédures de la TRNEE. Des évaluations précises sont effectuées dans chaque domaine de risque et l’accent est mis sur le bilan et les états financiers. Le BVG formule des commentaires sur les procédures et contrôles de la TRNEE à la conclusion de chaque vérification annuelle, et le cas échéant, la TRNEE a intégré les suggestions du BVG afin de renforcer davantage les contrôles internes.
La TRNEE participe aux vérifications internes horizontales du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les résultats de ces vérifications font l’objet d’un examen et les recommandations sont intégrées (le cas échéant). La TRNEE participe aussi au cycle triennal des examens du cadre de responsabilisation de gestion du SCT. Ces examens permettent d’obtenir une rétroaction indépendante sur le bien fondé des politiques, procédures et pratiques de la TRNEE, ce qui contribue à resserrer l’environnement de contrôle.
Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de CIRF donne une assurance raisonnable que :
- les opérations sont dûment autorisées;
- les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
- les actifs sont protégés;
- les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.
Au fil du temps, le processus a inclus l’évaluation de l’efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF, ce qui se traduit par une amélioration continue du système de CIRF de l’organisation.
Une conception efficace signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu’ils sont adaptés aux risques (c. à d. que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que tous les correctifs ont été apportés. Cela inclut la mise en correspondance des systèmes de TI et processus clés avec les principaux comptes par emplacement s’il y a lieu.
L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que tous les correctifs requis ont été apportés.
Un programme de surveillance continue signifie l’adoption d’une approche systématique intégrée comprenant des évaluations périodiques fondées sur les risques et des correctifs apportés en temps opportun.
Ces évaluations portent sur tous les niveaux de contrôle ministériels, dont les contrôles relatifs à l’organisation ou l’entité ainsi que les contrôles informatiques généraux et relatifs au processus opérationnel.
3.2 Méthode d’évaluation à la TRNEE
Afin de se préparer à la vérification fondée sur les contrôles, la TRNEE a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en commençant par la documentation et l’évaluation des contrôles au niveau de son entité (générale).
La TRNEE entend continuer son évaluation de ses états financiers en mettant l’accent sur ses principaux comptes soit :
- la paie;
- les immobilisations,
- la gestion de l’approvisionnement et du matériel.
Pour chacun des comptes importants, la TRNEE entend :
- recueillir les renseignements concernant les processus, les risques et les contrôles existants se rapportant au CIRF, y compris les politiques et procédures pertinentes;
- mettre en correspondance les processus clés avec la définition et la documentation concernant les principaux risques et points de contrôle, en se fondant sur l’importance, les quantités, la complexité, la répartition géographique, la vulnérabilité aux pertes ou à la fraude, l’objet des observations de la vérification, l’historique, l’attention suscitée à l’extérieur et le recours à une tierce partie;
- évaluer l’efficacité de la conception et les contrôles s’appliquant aux principaux processus.
La TRNEE s’est engagée à consigner et évaluer les contrôles de son système général de TI (infrastructure de TI).
En dernier lieu, la TRNEE tient compte de la nouvelle information obtenue dans le cadre des vérifications ou des évaluations récentes.
4. Résultats de l’évaluation de la TRNEE
Au cours de 2010 2011, la TRNEE a terminé la consignation et l’évaluation de ses contrôles au niveau de l’entité. Les conclusions de cette évaluation sont résumées ci dessous.
4.1 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
En entreprenant l’évaluation de l’efficacité de conception, la TRNEE a documenté les contrôles au niveau de l’entité et validé les principaux contrôles auprès d’intervenants internes. Elle s’est assurée que les contrôles consignés sont en place et correspondent aux pratiques actuelles. Les ajustements à la documentation et/ou aux pratiques actuelles ont été faits s’il y avait lieu. L’efficacité de la conception dépendait aussi d’un bon alignement entre chacun des contrôles et les risques correspondants.
La TRNEE a identifié des améliorations à apporter à la conception dans ses contrôles au niveau de l’entité et a pris des mesures correctives. Par exemple, la délégation du pouvoir de signature des documents financiers a été mise à jour en 2010 2011, elle a été approuvée et elle sera mise en œuvre tôt en 2011 2012.
4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
La TRNEE est déterminée à achever les activités de contrôle de l’efficacité de la conception afin d’identifier et renforcer les principaux contrôles avant d’entamer la vérification de l’efficacité opérationnelle dans tous les secteurs. Lorsqu’elle aura terminé l’évaluation de l’efficacité opérationnelle, la TRNEE a l’intention de s’assurer que les principaux contrôles fonctionnent avec le temps et que les mesures correctives nécessaires qui sont identifiées sont mises en place et traitées.
4.3 Programme de surveillance continue
Comme il a été décrit à la section 2, la TRNEE est dotée d’un modèle de gouvernance bien établi, qui englobe le cadre général de gestion des risques et un environnement habilitant afin de soutenir les employés à tous les niveaux. Comme nous l’avons indiqué à la section 5, la TRNEE a l’intention de chercher des occasions de resserrer ses contrôles au niveau de l’entité en tenant compte des résultats des évaluations et des vérifications annuelles. Elle s’assurera également qu’elle dispose d’un programme de surveillance bien intégré afin d’améliorer la connaissance et la compréhension du système ministériel de CIRF à tous les niveaux, et de fournir aux employés les connaissances, les compétences et les outils dont ils ont besoin.
5. Plan d’action de la TRNEE
5.1 Progrès au 31 mars 2011
Au cours de 2010 2011, la TRNEE a entamé son évaluation de l’efficacité de ses principaux contrôles. Ses principaux progrès sont résumés ci dessous.
- Achèvement de la documentation des contrôles existants au niveau de l’entité et l’évaluation de ces contrôles.
5.2 Plan d’action
Grâce aux progrès réalisés jusqu’à maintenant, la TRNEE s’est dotée d’un plan pluriannuel afin de mettre entièrement en œuvre les exigences de la Politique sur le contrôle interne et est en mesure de terminer l’évaluation principale de son système de CIRF en 2012 2013.
D’ici la fin de 2011 2012, la TRNEE entend :
- Procéder à une évaluation du risque afin d’identifier les principaux risques, les comptes et les processus opérationnels
- Consigner les principaux processus opérationnels
- Évaluer l’efficacité de la conception des principaux processus opérationnels
- Apporter les correctifs nécessaires identifiés au cours des évaluations
- Évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité
D’ici la fin de 2012 2013, la TRNEE entend :
- Évaluer l’efficacité opérationnelle des principaux processus opérationnels
- Consigner les principaux contrôles généraux de TI
- Évaluer l’efficacité de conception des contrôles généraux de TI
- Apporter les correctifs nécessaires identifiés au cours des évaluations
Au cours des prochaines années :
- En 2013 2014, la TRNEE a l’intention d’éprouver l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de TI.
- En 2013 2014 et par la suite, la TRNEE veillera à ce que la surveillance continue des principaux contrôles se fasse de façon cyclique selon le risque.
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