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Règlement administratif de la Table ronde nationale

Février 2008

(en vertu du paragraphe 17(1) de la Loi sur la TRNEE, chapitre 31, Lois du Canada, 40-41-42 Elizabeth II)

PRÉAMBULE

La Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie (TRNEE, ou Table ronde) a été instituée par le gouvernement du Canada en octobre 1988.  Le rôle et le mandat de la Table ronde sont formellement établis dans la Loi sur la Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie (Loi sur la TRNEE), adoptée par la Chambre des Communes  en mai 1993 et sanctionnée le 23 juin 1993.  En vertu de la loi constitutive de la TRNEE, celle-ci a pour mission « de jouer un rôle catalyseur dans la définition, l’interprétation et la promotion, pour tous les secteurs de la société canadienne de même que pour toutes les régions du pays, des principes et de la pratique du développement durable … » (article 4, Loi sur la TRNEE).

À titre d’établissement public figurant à l’Annexe de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Table ronde est assujettie aux exigences de la Loi sur la TRNEE ainsi qu’aux politiques et directives du Conseil du Trésor, notamment en ce qui concerne l’établissement de budgets et de cycles annuels, la production d’un rapport annuel, et les politiques sur les marchés, le bilinguisme officiel, l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels et la sécurité.

En vertu de l’article 17 de sa loi constitutive, la TRNEE peut, par règlement administratif, «prévoir le déroulement de ses réunions et régir et organiser son activité. »  L’objectif du règlement administratif est de clarifier et d’officialiser les principales pratiques et méthodes organisationnelles de la TRNEE, de guider ses façons de faire et d’assurer la transparence de  son fonctionnement et la conformité de ses activités en regard des lois fédérales s’y rapportant.  Le présent règlement administratif remplace le Règlement administratif no 1 de la TRNEE du 20 juin 1994, ainsi que les Lignes directrices administratives accompagnant le Règlement administratif.  Il doit être interprété en se reportant à la Loi sur la TRNEE, aux autres lois fédérales pertinentes ainsi qu’aux politiques et méthodes de la TRNEE.  

Table des matières

1. INTERPRÉTATION / DÉFINITIONS

2. MEMBRES DE LA TABLE RONDE

3. PRÉSIDENT

4. COMITÉ DIRECTEUR

5. VICE-PRÉSIDENTS

6. SECRÉTARIAT

7. PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL

8. RÉUNIONS DE LA TABLE RONDE

9. RÉMUNÉRATION ET FRAIS

10. CONFLITS D’INTÉRÊTS ET ACTIVITÉS POLITIQUES

11. CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS

12. COMITÉS

13. MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

1. INTERPRÉTATION / DÉFINITIONS

Dans le présent règlement administratif,

« Loi » (“Law”) s’entend de la Loi sur la Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie;

« Consensus » (“Consensus”) s’entend d’un accord large ou généralisé parmi les membres d’un groupe;

« Comité directeur » (“Executive Committee”) désigne un comité composé de cinq à sept membres de la Table ronde nommés à ce comité par les autres membres;

« Comité de gestion et de planification » (“Management and Planning Committee”) désigne un comité composé des cadres supérieurs du Secrétariat dont l’objet est d’appuyer et de promouvoir une approche intégrée à la planification des activités et de veiller à la saine gestion des ressources de la TRNEE;

«Ministre» (“Minister’’) désigne le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada chargé par le gouverneur en conseil de l’application de la présente loi;

« Réunion » (“Meeting”) s’entend d’une réunion des membres ou d’un comité dont les délibérations peuvent avoir lieu à un seul endroit, ou simultanément à différents endroits au moyen d’un lien téléphonique ou autre lien de télécommunication reliant les membres entre eux;

« Plénière » (“Plenary”) désigne une réunion à laquelle participe ou doivent en principe participer tous les membres de la Table ronde;

« Quorum » (“Quorum”) s’entend du nombre minimum de membres devant assister à une réunion afin que les matières abordées à une telle réunion le soient de façon officielle ou légale;

« Table ronde » (“Round Table”) désigne la Table ronde nationale sur l’environnement et l’économie (TRNEE), constituée de son président et de ses membres;

« Secrétariat » (“Secretariat”) désigne la structure organisationnelle fournissant à la Table ronde le soutien administratif et les autres services de soutien requis par celle-ci et facilitant le travail des membres de la Table ronde.

Remarques:

1. Dans le corps du texte du règlement administratif, les extraits des lois fédérales pertinentes figurent en italiques.

2. Le masculin ou le féminin s’applique, le cas échéant, aux personnes physiques de l’un ou l’autre sexe et aux personnes morales.  (paragraphe 33(1), Loi d’interprétation)

2. MEMBRES DE LA TABLE RONDE

2.1. Nomination et mandat

Le gouverneur en conseil nomme le président, à titre amovible, pour un mandat maximal de trois ans. Le gouverneur en conseil nomme les autres membres à titre amovible pour des mandats respectifs de trois ans au maximum, ces mandats étant, dans la mesure du possible, échelonnés de manière à ce que leur expiration au cours d’une même année touche un tiers des membres. (paragraphes 6(1) et 6(2), Loi sur la TRNEE)

2.1.1. La durée du mandat de chaque membre est établie selon la période indiquée au décret s’y rapportant. La nomination prend fin automatiquement à l’échéance de cette période.

Les membres sortants peuvent recevoir un nouveau mandat, aux fonctions identiques ou non. (paragraphe 6(5), Loi sur la TRNEE)

Le membre qui entend démissionner en donne préavis au président, la démission prenant effet sur réception. (article 7, Loi sur la TRNEE)

Les membres  sont nommés à temps partiel. (article 11, Loi sur la TRNEE)

La nomination ou la cessation de fonctions qui sont prévues pour une date déterminée prennent effet à zéro heure à cette date. (paragraphe 23(5), Loi d’interprétation)

2.1.2. Dès leur nomination, les membres deviennent titulaires d’une charge publique pour la durée de leur mandat respectif. À ce titre, ils sont assujettis aux dispositions pertinentes des diverses lois et politiques fédérales régissant les titulaires de charge publique, notamment la Loi sur les conflits d’intérêts, les Lignes directrices en matière d’éthique à l’intention des titulaires de charge publique, et les Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique (2007).

2.1.3. Les membres sont nommés à titre individuel et personnel, et non à titre de représentant de leur employeur, de leur région, de leur secteur d’activité ou de quelque autre partie intéressée.

2.1.4. Les nominations ne sont pas établies en fonction d’un principe de remplacement par une autre personne en cas d’absence de la personne nommée.

2.1.5. Un membre peut prendre congé de ses fonctions à la Table ronde à concurrence d’une période de six mois, au gré du président.  La permission de prendre un tel congé doit être demandée par écrit; la décision d’accorder ou de refuser une telle permission est également transmise par écrit.  Le président consulte les cadres supérieurs du Secrétariat au Bureau du Conseil privé avant d’accorder ou de refuser une telle permission.

2.1.6. Un membre ne peut pas prendre  plus d’un congé de ses fonctions au cours de son mandat.

2.1.7. Un membre ayant pris congé de ses fonctions peut, au gré du président, réintégrer ses fonctions, en avisant par écrit le président de son souhait de participer à nouveau aux activités de la TRNEE.

2.2. Attributions

2.2.1. Les membres sont tenus de s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités et de se comporter d’une manière conforme aux dispositions de la Loi, du présent règlement administratif et des lois et politiques régissant les titulaires de charge publique.

2.2.2. Les membres donnent des conseils au sujet de la planification, des priorités et des plans de travail de la Table ronde.

2.2.3. Les membres délibèrent au sujet des recommandations et des avis émis au nom de la Table ronde et en approuvent la teneur, le cas échéant.

2.2.4. Les membres traitent des questions étudiées par la Table ronde lors des réunions plénières.

2.2.5. Les membres cherchent à dégager des consensus dans le cadre du processus décisionnel. 

2.2.6. Les membres ne peuvent céder leur droit de participation à la Table ronde ni les  responsabilités ou attributions de leurs fonctions; par exemple, un membre ne peut déléguer  une autre personne afin de le représenter lors d’une réunion.

2.2.7. En abordant les questions étudiées par la Table ronde, les membres doivent clairement distinguer leurs intérêts et opinions à titre individuel des intérêts et des opinions des entités auxquelles ils peuvent être liés.

2.2.8. Les membres peuvent être appelés à représenter la Table ronde ailleurs qu’aux réunions de la Table ronde, après consultation du président et avec l’approbation de celui-ci, ou de son délégué, peu importe si le membre a l’intention ou non de réclamer un remboursement à cet égard.  

2.3. Poursuite des activités des membres après l’échéance de leur mandat

La nomination ou la cessation de fonctions qui sont prévues pour une date déterminée prennent effet à zéro heure à cette date. (paragraphe 23(5), Loi d’interprétation)

(La Table ronde) peut s’assurer les services du personnel et des mandataires qu’il estime nécessaires à l’exercice de ses activités, fixer leurs fonctions de même que, sous réserve de l’agrément du Conseil du Trésor, leurs conditions d’engagement ou d’emploi, notamment en ce qui concerne la rémunération et les frais.  (paragraphe 19(1), Loi sur la TRNEE)

La Table ronde peut engager à titre temporaire des experts compétents dans les domaines relevant de son champ d’activité pour la conseiller et l’aider et peut, sous réserve de l’agrément du Conseil du Trésor, leur verser la rémunération qu’elle fixe. (paragraphe 9(2), Loi sur la TRNEE)

2.3.1. Les personnes dont le mandat à titre de membre est échu peuvent, dans des circonstances exceptionnelles, à l’invitation du président après consultation du président-directeur général, continuer à participer dans certaines activités de la Table ronde à titre de mandataire.

2.3.2. Ils peuvent agir à ce titre à concurrence d’une période de six mois ou jusqu’à la date de la lettre d’acquiescement du ministre, selon la plus hâtive de ces échéances.

2.3.3. Ces personnes ne sont pas comptées aux fins du quorum lors des réunions de la Table ronde; leur opinion ne peut être considérée aux fins d’établir s’il y a consensus, et  ils n’ont pas le doit de voter lors de la tenue d’un vote à une réunion de la Table ronde, le cas échéant.

2.3.4. Bien que ces personnes ne soient plus alors assujetties à toutes les dispositions des lois fédérales visant les titulaires de charge publique, leur conduite relativement à leurs activités auprès de la Table ronde est assujettie aux mêmes principes que ceux des règles, règlements et lois se rapportant aux membres. 

2.3.5. Avec l’autorisation écrite du président, ils seront remboursés selon les mêmes barèmes d’honoraires que ceux des membres de la Table ronde; leurs frais de voyage et autres leur seront remboursés conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor et aux politiques de la Table ronde à cet égard.

3. PRÉSIDENT

3.1. Nomination et durée du mandat

Le gouverneur en conseil nomme le président, à titre amovible, pour un mandat maximal de trois ans. (paragraphe 6(1), Loi sur la TRNEE)

Le président qui entend démissionner en donne préavis au ministre, la démission prenant effet sur réception du préavis ou à toute date ultérieure précisée dans celui-ci. (paragraphe 7(2), Loi sur la TRNEE)

3.1.1. Dès sa nomination, le président devient un titulaire de charge publique pour la durée de son mandat. À ce titre, ils est assujetti aux dispositions pertinentes des diverses lois et politiques fédérales régissant les titulaires de charge publique, notamment la Loi sur les conflits d’intérêts, les Lignes directrices en matière d’éthique à l’intention des titulaires de charge publique, et les Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique (2007).

3.2. Attributions

Le président dirige les réunions de la Table ronde; il dispose des pouvoirs et remplit les fonctions qui lui sont attribués par règlement administratif ou par résolution de la Table ronde. (paragraphe 8(1), Loi sur la TRNEE)

3.2.1. Les responsabilités et attributions générales du président sont notamment les suivantes, sans s’y restreindre :

• Fournir à la Table ronde une orientation stratégique et des conseils judicieux, et guider les membres de la Table ronde dans leurs délibérations de manière à s’assurer que la Table ronde s’acquitte des obligations lui incombant dans le cadre de son mandat.
• Agir à titre de porte-parole principal de la Table ronde relativement aux principaux enjeux, et représenter la Table ronde à divers événements officiels et à d’autres occasions, le cas échéant.
• Assurer la liaison avec les principaux intervenants des secteurs public, privé et non-gouvernemental, afin de les sensibiliser davantage au sujet de la Table ronde et d’en accroître l’influence.

4. COMITÉ DIRECTEUR

4.1. Nomination et durée du mandat des membres du comité directeur

Est constitué le comité directeur de la Table ronde, composé du président, du président-directeur général et de cinq à sept autres membres de la Table ronde nommés par leurs collègues pour le mandat qu’ils jugent indiqué. (paragraphe 9(1), Loi sur la TRNEE)

Le président est aussi celui du comité directeur. (paragraphe 9(3), Loi sur la TRNEE)

4.1.1. Chaque membre du comité directeur y est nommé pour un mandat d’un an, ou jusqu’au moment de son départ de la Table ronde ou cessation de son mandat, selon la première de ces échéances.  Les membres nomment un successeur à un membre dont le mandat est terminé ou échu lors de la première réunion plénière tenue après telle date.

4.1.2. Les membres du comité directeur peuvent y être nommés à nouveau par les membres réunis en assemblée plénière.

4.2. Attributions

Le comité directeur assiste le président-directeur général dans le contrôle des travaux de la Table ronde; il dispose des pouvoirs et remplit les fonctions qui lui sont attribués par règlement administratif ou par résolution de la Table ronde. (paragraphe 9(2), Loi sur la TRNEE)

En cas d’absence ou d’empêchement du président-directeur général ou de vacance de son poste, le comité directeur peut autoriser un membre du personnel de la Table ronde à assurer l’intérim. (paragraphe 10(4), Loi sur la TRNEE)

4.2.1. Le comité directeur conseille le président et le président-directeur général sur divers sujets, dont la planification stratégique et l’évaluation des priorités.

4.2.2. Le comité directeur examine au préalable et discute des dossiers de la Table ronde nécessitant l’approbation des membres ou des démarches de leur part, et présente par la suite les recommandations du comité directeur aux membres réunis en assemblée plénière.

4.2.3. Le comité directeur fait rapport de ses délibérations à l’assemblée plénière.  Ses comptes rendus peuvent être présentés verbalement ou par écrit.

4.2.4. Le comité directeur peut rendre les décisions requises pour le compte des membres sur des questions soumises par ces derniers.

4.2.5. Le comité directeur peut décider de la rémunération appropriée devant être versée à un président-directeur général intérimaire, selon les barèmes établis par le gouverneur en conseil pour le poste de président-directeur général, si le président-directeur général nommé par le gouverneur en conseil est incapable d’exercer ses fonctions ou si le poste est vacant.

5. VICE-PRÉSIDENTS

5.1. Nomination et durée du mandat des vice-présidents

Le comité directeur choisit en son sein les deux vice-présidents de la Table ronde. (paragraphe 8(2), Loi sur la TRNEE)

5.2. Attributions

En cas d’absence ou d’empêchement du président ou de vacance de son poste, le comité directeur peut autoriser un des vice-présidents ou un autre de ses membres à assurer l’intérim pour soixante jours au plus, sauf prorogation par le gouverneur en conseil. (paragraphe 8(3), Loi sur la TRNEE)

5.2.1. Après qu’un vice-président a assuré l’intérim du poste de président pendant soixante jours et en l’absence de directives à cet égard de la part du gouverneur en conseil, le comité directeur peut choisir en son sein un membre qui occupera le poste de président intérimaire.  Tel président intérimaire pourra alors occuper ce poste pour une période d’au plus soixante jours sans que l’approbation du gouverneur en conseil soit requise, ou jusqu’à ce que le comité directeur convient de nommer un président intérimaire remplaçant, selon la première éventualité. 

6. SECRÉTARIAT

La Table ronde peut s’assurer les services du personnel et des mandataires qu’elle estime nécessaires à l’exercice de ses activités, fixer leurs fonctions de même que, sous réserve de l’agrément du Conseil du Trésor, leurs conditions d’engagement ou d’emploi, notamment en ce qui concerne la rémunération et les frais.  (paragraphe 19(1), Loi sur la TRNEE)

La Table ronde peut engager à titre temporaire des experts compétents dans les domaines relevant de son champ d’activité pour la conseiller et l’aider et peut, sous réserve de l’agrément du Conseil du Trésor, leur verser la rémunération qu’elle fixe. (paragraphe 9(2), Loi sur la TRNEE)

6.1. Nomination des effectifs du Secrétariat et composition

6.1.1. Le Secrétariat est constitué du président-directeur général et de fonctionnaires. 

6.1.2. Le Secrétariat peut retenir les services d’experts conseils et d’autres personnes sur une base contractuelle, au besoin.

6.2. Responsabilités

6.2.1. Le Secrétariat

• gère les crédits accordés annuellement à la Table ronde par le Parlement, conformément aux politiques et méthodes prescrites par le Conseil du Trésor;
• initie et accomplit les activités de recherche, d’analyse, d’élaboration de politiques et de communications requises par la Table ronde dans le cadre de son mandat;
• veille à ce que ses travaux soient accomplis suivant les paramètres et les pouvoirs autorisés et délégués par ses membres;
• s’assure que ses activités soient exercées conformément aux règles prescrites par le gouvernement fédéral (politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor, etc.)
• assure la planification et la coordination des réunions de la Table ronde et du comité directeur, fournissant le soutien et le matériel requis à ces fins;
• fournit aux membres un soutien administratif ainsi qu’au plan des activités de sensibilisation et des communications.

6.2.2. Le Secrétariat publie et assure la diffusion des rapports et des autres publications de la Table ronde.

6.2.3. Tous les rapports émis au nom des membres de la Table ronde doivent contenir une mention à l’effet que les opinions qui y sont exprimées ne représentent pas nécessairement  celles des entités auxquelles les membres sont liés ou dont ils peuvent être à l’emploi.

7. PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL

7.1. Nomination et durée du mandat

Le gouverneur en conseil nomme, sur la recommandation du ministre, le président-directeur général, à titre amovible, pour un mandat maximal de cinq ans. (paragraphe 10(1), Loi sur la TRNEE)

Le mandat du président-directeur général est renouvelable. (paragraphe 10(3), Loi sur la TRNEE)

En cas d’absence ou d’empêchement du président-directeur général ou de vacance de son poste, le comité directeur peut autoriser un membre du personnel de la Table ronde à assurer l’intérim. (paragraphe 10(4), Loi sur la TRNEE)

7.1.1. Le président-directeur général occupe ses fonctions à temps plein. Il occupe un bureau dans les locaux du siège principal de la Table ronde.

7.1.2. Il est réputé être un titulaire de charge publique principal et, à ce titre, ils est assujetti aux dispositions pertinentes des diverses lois et politiques fédérales régissant les titulaires de charge publique, notamment la Loi sur les conflits d’intérêts, les Lignes directrices en matière d’éthique à l’intention des titulaires de charge publique, et les Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique (2007).

7.2. Attributions et responsabilités

Le président-directeur général est le premier dirigeant de la Table ronde et, à ce titre, en assure la direction et contrôle la gestion de son personnel. À cet effet, il dispose des pouvoirs et remplit les fonctions qui lui sont attribués par règlement administratif ou par résolution de la Table ronde. (paragraphe 10(2), Loi sur la TRNEE)

7.2.1. Le président-directeur général est responsable de toutes les décisions de la Table ronde au plan de son fonctionnement et au plan financier, ainsi que de l’utilisation efficiente et efficace de ses ressources.

7.2.2. En consultation avec le président et les membres, le président-directeur général élabore les orientations stratégiques générales de la Table ronde, et est chargé de leur mise en œuvre.

7.2.3. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, telle que modifiée par la Loi fédérale sur la responsabilité, le président-directeur général agit à titre de directeur financier de la Table ronde.  À ce titre, il a l’obligation légale de comparaître devant les comités parlementaires et de répondre aux diverses questions à cet égard, notamment relativement à la conformité de la Table ronde aux politiques et méthodes gouvernementales, les mesures prises afin de maintenir des mécanismes de contrôle interne efficaces, et la conformité budgétaire.

7.2.4. Plus précisément, le président-directeur général:

• est pleinement habilité à engager et à démettre les employés et les contractuels, sous réserve des dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et des autres lois pertinentes régissant la gestion des ressources humaines au sein de la fonction publique
• supervise les orientations et le travail du Secrétariat de  manière à s’assurer qu’ils satisfont les besoins des membres et respectent le mandat de la Table ronde tel qu’énoncé par sa loi constitutive
• veille à ce que le travail et les produits du Secrétariat respectent les normes de qualité les plus élevées
• veille à la bonne marche des mécanismes de contrôle financier de la Table ronde, approuve les budgets et les dépenses, et approuve les états financiers vérifiés de la Table ronde
• préside le Comité de gestion et de planification du Secrétariat 
• communique régulièrement avec le président et les membres à propos des enjeux stratégiques
• conseille et appuie le président et les membres pour les aider à optimiser la portée de leur action
• fait rapport au Parlement au nom de la Table ronde sur diverses questions, notamment les plans et priorités de la Table ronde et le rendement de ses activités en général.

7.2.5. Le président-directeur général établit et entretient des liens avec les personnes d’influence et les décideurs œuvrant au sein d’autres organismes et ministères fédéraux, d’autres paliers de gouvernement et les organisations non gouvernementales, de manière à les sensibiliser davantage au sujet de la Table ronde et d’en accroître l’efficacité et l’influence.

7.2.6. Le président-directeur général agit à titre de porte-parole de la Table ronde au sujet de son fonctionnement et des questions financières et, de concert avec le président, au sujet du travail de la Table ronde en général.

8. RÉUNIONS DE LA TABLE RONDE

8.1. Assemblées plénières

La Table ronde tient, au lieu choisi par le président et aux dates et heures fixées par le comité directeur, un minimum de quatre réunions par an.(paragraphe 15(1), Loi sur la TRNEE)

Le quorum est constitué par la majorité des membres de la Table ronde. (paragraphe 15(2), Loi sur la TRNEE)

8.1.1. Le président-directeur général et le comité directeur doivent être consultés quant à l’endroit de la tenue des réunions de la Table ronde.

8.1.2. Le moment de la tenue des réunions est déterminé par le comité directeur, en tenant dûment compte du calendrier des travaux de la Table ronde.

8.1.3. En sus des quatre réunions prescrites en vertu de la loi constitutive de la Table ronde, des réunions spéciales peuvent être convoquées à quelque fin que ce soit par le président, le président-directeur général, le comité directeur, ou les membres de la Table ronde, à la majorité simple, sous réserve de la disponibilité des ressources. 

8.1.4. Le secrétaire administratif de la Table ronde agit à titre de secrétaire lors des assemblées plénières.

8.1.5. Le président, sinon la personne qu’il désigne pour le remplacer, le cas échéant, doit être présent aux réunions avant que ne commencent officiellement les travaux devant y être abordés.

8.1.6. Les travaux officiels ne peuvent commencer en l’absence de quorum; les décisions prises en l’absence de quorum ne sont pas exécutoires.

8.1.7. D’ordinaire, les membres s’efforcent d’arriver à un consensus à propos des sujets à l’égard desquels une décision doit être prise; toutefois, lorsque cela n’est pas possible, le président peut décider de procéder en adoptant une approche différente dans le cadre du processus décisionnel, tel qu’un vote, le président ne votant que dans l’éventualité d’une égalité des voix.

8.1.8. Le procès-verbal des réunions et le rapport des décisions lors des assemblées plénières sont conservés conformément aux politiques de l’administration fédérale en matière d’accès à l’information et de gestion de l’information.  Ces documents présentent un compte rendu sommaire des discussions lors des réunions et relèvent les décisions qui y sont prises.  Ils ne font en aucun cas état des auteurs des commentaires qui y sont rapportés.

8.1.9. Autres participants aux réunions

Tout ministre désigné conformément au paragraphe (2) ainsi que le président du Conseil canadien des ministres de l’environnement ou de toute organisation pouvant succéder à celui-ci sont avisés de la tenue des réunions de la Table ronde, auxquelles ils peuvent participer avec voix consultative. (paragraphe 16(1), Loi sur la TRNEE)

Le ministre peut, après consultation du président et d’autres ministres, charger tout ministre fédéral ayant des responsabilités en matière d’environnement ou d’économie d’assister aux réunions de la Table ronde et, d’une façon générale, de participer à ses activités. (paragraphe 16(2), Loi sur la TRNEE)

8.1.10. La Table ronde peut décider qu’une assemblée plénière ou une partie de telle assemblée est ouverte au public, ou restreinte aux seuls membres de la Table ronde, selon le cas.

8.1.11. Le personnel, les personnes ressources et les invités sont admis aux assemblées plénières à titre d’observateurs et, selon le cas, afin d’y fournir leur expertise, sous réserve de l’approbation du président et/ou du président-directeur général, le cas échéant.

8.2.  Réunions du comité directeur

Le comité directeur tient un minimum de quatre réunions par an. (paragraphe 9(4), Loi sur la TRNEE)

8.2.1. Les réunions sont tenues à l’endroit dont conviennent le président et le président-directeur général.

8.2.2. La participation aux réunions du comité directeur  est restreinte aux seuls membres du comité directeur et autres personnes pouvant y être invitées, au gré du président après  consultation avec le président-directeur général.

8.2.3. Le secrétaire administratif agit à titre de secrétaire auprès du comité directeur et assiste à ce titre aux réunions du comité.

8.2.4. Le quorum des réunions du comité directeur est établi à la majorité des membres en poste du comité directeur, y compris le président.  Le président-directeur général n’est pas compté aux fins du quorum.

8.2.5. Les travaux officiels ne peuvent commencer en l’absence de quorum; les décisions prises en l’absence de quorum ne sont pas exécutoires.

8.2.6. D’ordinaire, les membres du comité directeur s’efforcent d’arriver à un consensus à propos des sujets à l’égard desquels une décision doit être prise; toutefois, lorsque cela n’est pas possible, le président peut décider de procéder par un vote, le président ne votant que dans l’éventualité d’une égalité des voix.

8.2.7. Le procès-verbal des réunions et le rapport des décisions lors des assemblées plénières sont conservés conformément aux politiques de l’administration fédérale en matière d’accès à l’information et de gestion de l’information.  

8.2.8. Le comité directeur fournit dans les meilleurs délais le compte rendu de ses délibérations aux autres membres de la Table ronde.  Ces comptes rendus peuvent être faits verbalement ou par écrit, le tout sous réserve de l’approbation du comité directeur.

9. RÉMUNÉRATION ET FRAIS

9.1. Les membres de la Table ronde touchent les indemnités journalières précisées au décret  pour leur participation aux assemblées plénières, aux réunions des comités de même qu’aux autres réunions de travail de la Table ronde, ainsi qu’au remboursement de leurs frais s’y rapportant. 9.2. Les membres peuvent réclamer le remboursement des dépenses admissibles de voyage et d’hébergement liés à leur participation aux activités de la Table ronde. 9.3. Les indemnités journalières ainsi que les indemnités de voyage et d’hébergement liés à la participation à des activités non directement liées à la Table ronde, notamment des conférences,  à titre de représentant de la Table ronde, sont remboursées seulement si elles ont été approuvées au préalable par le président-directeur général ou la personne qu’il désigne à cet effet. 9.4. Les membres doivent veiller à ce que leurs demandes de remboursement d’indemnités journalières et de dépenses soient clairement attribuables aux activités de la Table ronde ou à des activités dans lesquelles ils représentent la Table ronde ou les intérêts de celle-ci. 9.5. La Table ronde applique les lignes directrices et barèmes du Conseil du Trésor relativement à toutes les dépenses de voyage et autres dépenses s’y rapportant. 9.6. La Table ronde peut, en outre, élaborer et appliquer ses propres politiques et méthodes afin de compléter celles du Conseil du Trésor, pourvu qu’elles soient cohérentes à cet égard, et ne résultent pas en un dépassement des barèmes établis par le gouverneur en conseil et/ou le Conseil du Trésor relativement aux dépenses de voyage et autres dépenses s’y rapportant.

10. CONFLITS D’INTÉRÊTS ET ACTIVITÉS POLITIQUES

10.1. Conflits d’intérêts

10.1.1. Les membres, le président et le président-directeur général sont assujettis à la Loi sur les conflits d’intérêts.

Pour l’application de la présente loi, un titulaire de charge publique se trouve en situation de conflit d’intérêts lorsqu’il exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d’un parent ou d’un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne. (article 4, Loi sur les conflits d’intérêts)

10.1.2. Le président-directeur général est assujetti à toutes les dispositions de la loi précitée. Les membres et le président sont assujettis à plusieurs dispositions de cette loi, mais non à toutes.

10.1.3. Quiconque se trouve en situation de conflit d’intérêts ne doit pas participer à la prise d’une décision relativement à laquelle il appert qu’il ne serait pas en mesure de demeurer impartial dans l’exercice d’un choix entre les intérêts de la Table ronde et les intérêts personnels ou commerciaux d’autres personnes ou entités.

Il est interdit à tout titulaire de charge publique de prendre une décision ou de participer à la prise d’une décision dans l’exercice de sa charge s’il sait ou devrait raisonnablement savoir que, en prenant cette décision, il pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêts. (paragraphe 6(1), Loi sur les conflits d’intérêts)

Le titulaire de charge publique doit se récuser concernant une discussion, une décision, un débat ou un vote, à l’égard de toute question qui pourrait le placer en situation de conflit d’intérêts (article 4, Loi sur les conflits d’intérêts)

10.1.4. Les membres, le président et le président-directeur général sont tenus de divulguer  au Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique toute relation personnelle, familiale ou commerciale qui pourrait raisonnablement résulter en un conflit d’intérêts ou l’apparence d’un conflit d’intérêts.

10.1.5. Ils leur est par ailleurs interdit d’utiliser des renseignements confidentiels obtenus dans le cadre des travaux de la Table ronde à leur profit ou avantage personnel, ni au profit ou avantage personnel d’un tiers.

10.1.6. Les membres, le président et le président-directeur général doivent s’informer de leurs obligations juridiques et autres relativement à quelque conflit d’intérêts potentiel, et doivent consulter directement les responsables au bureau du Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique pour obtenir des conseils à propos de toute question en matière de conflit d’intérêts se rapportant à leur propre situation, le cas échéant

10.2. Activités politiques

10.2.1. Les membres et le président sont notamment assujettis aux dispositions des Lignes directrices en matière d’éthique à l’intention des titulaires de charge publique,  et des Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique (2007), en ce qui concerne les activités politiques. Ces lignes directrices reposent sur un  principe général: « le titulaire d’une charge publique ne doit pas participer à des activités politiques qui pourraient raisonnablement être perçues comme étant incompatibles avec  ses fonctions publiques ou comme pouvant nuire à sa capacité d’exercer ses fonctions  de manière politiquement impartiale, ou encore qui pourraient jeter le doute sur l’intégrité  ou l’impartialité de sa charge.»

10.2.2. Dans le cadre du principe général, ci-dessus, les membres ont le droit de

• contribuer des fonds à un parti politique et d’adhérer à un parti politique
• d’assister à des événements partisans, afficher du matériel de campagne, et exprimer leurs opinions en public.

10.2.3. Les membres sont tenus

• de prendre congé de leurs fonctions lorsqu’ils ont l’intention de se porter candidat pour un parti ou à une charge politique, de participer à une levée de fonds, de gérer une campagne ou de faire campagne;
• de démissionner s’ils sont élus à une charge politique.

10.2.4. Les membres, le président et le président-directeur général doivent s’informer de leurs obligations juridiques et autres relativement à leurs activités politiques, et devraient consulter directement les responsables au Bureau du Conseil privé pour obtenir des conseils pertinents à leur propre situation.

10.2.5. Les membres sont tenus de porter à la connaissance du président et du président-directeur général tout conflit d’intérêts potentiel ou toute situation mettant en jeu leurs activités politiques, et devraient consulter directement les responsables au Bureau du Conseil privé pour obtenir des conseils pertinents à leur propre situation.

11. CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS

11.1. Bien que les documents de la Table ronde portant la mention « Ébauche », « Draft », «Confidentiel » ou « Confidential » soient néanmoins assujettis aux lois en matière d’accès à l’information, il est interdit de diffuser ou de communiquer à quelque partie à l’extérieur de la Table ronde tout document de la Table ronde portant une telle mention, pour quelque raison que ce soit.  En outre, ils ne doivent en aucun temps servir à favoriser les intérêts privés d’un membre ni de quelque partie à laquelle il peut être lié. 11.2. Les documents ne portant pas une telle mention peuvent être communiqués.

12. COMITÉS

12.1. La Table ronde peut constituer des comités permanents, des groupes de travail ou quelque autre comité en vue de l’aider dans la réalisation de ses activités et de ses programmes.  Le mandat de chacun de ces comités doit au préalable être approuvé par le comité directeur. 12.2. Le Secrétariat peut constituer des groupes d’experts, des comités consultatifs ou quelque autre comité pour l’assister dans l’accomplissement des activités liées à ses responsabilités. Le mandat de chacun de ces comités doit au préalable être défini par le personnel du Secrétariat et approuvé par le président-directeur général.

13. MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

Le règlement administratif de la Table ronde peut, avec l’approbation du quorum des membres lors d’une assemblée plénière, être modifié, abrogé, ou remplacé.